Archivo - dem kollektiven Gedächtnisschwund im Meldeamt vorbeugen

Früher wurden die Informationen

• auf Karteikarten festgehalten,
• nicht mehr gültige Informationen gestrichen
• Karten von verzogenen oder verstorbenen Einwohnern wurden in speziellen Karteikästen aufbewahrt.
• Beim Wechsel des Karteisystems oder beim Übergang auf "EDV" erfolgte die Abgabe an das Archiv.

Heute werden nicht mehr benötigte Daten gelöscht:

• Die Speicherung der Daten erfolgt in einer Datenbank.
• Kinder werden aus dem Familienverband bei Erreichung des 18. Lebensjahres entfernt (Bezugsdaten entfallen)
• Bei Tod oder Wegzug sind einige Daten sofort, andere Daten nach einem Jahr zu löschen (landesspezifische Lösungen)
• 5 Jahre nach Tod oder Wegzug werden die Daten aus dem aktuellen Bestand in das EWO-Archiv verschoben. Zugriff nur für autorisierte Personen.
• 50 Jahre nach Tod oder Wegzug werden die Daten komplett gelöscht.
• Vor Löschung sind die Daten dem Archiv anzubieten.

Auskünfte in Erbschafts- oder Rentenangelegenheiten können von den Archivaren nur bei vollständiger Datenlage erteilt werden. Aus Gründen des Datenschutzes werden jedoch die Daten gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden. In den meisten Bundesländern müssen diese vorher den Archiven zur Verfügung gestellt werden. Die Herausforderung ist, die unterschiedlichen Datenformate, Codierungen, der Wechsel des EWO-Verfahrens und die Zusammenführung der Informationen einer Person, die zu verschiedenen Zeitpunkten archiviert wurden, in Übereinstimmung zu bringen.

Die Fa. HSH hat in Zusammenarbeit mit der INFOKOM Gütersloh AöR und der citeq ein auf XMeld basierendes XML-Schema erstellt. Das Schema ist noch nicht in den XÖV-Standard aufgenommen worden. Es wurde allen EWO-Verfahrensherstellern bekannt gegeben. Das EWO-Verfahren stellt die zu archivierenden Daten im XML-Format "archivschnittstelle" bereit.

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

• Import der Daten XArchivo-Daten der Meldebehörde
• Zusammenführung verschiedener Archivierungsstände
• komfortable Recherche
• Ausdruck der Auskünfte

Vorteile der HSH-Lösung:

• Offen für alle EWO-Verfahren.
• Offen für einen Wechsel. Die XML-Daten bleiben erhalten und können später bei Bedarf in ein anderes Verfahren übernommen werden.
• XML wird als Standard auch in Zukunft problemlos verarbeitbar sein

Während der Pilotphase dieses bundesweit einmaligen Projektes bis zum 31.12.2010, waren drei Städte an das System angeschlossen: Paderborn, Herzebrock-Clarholz und Harsewinkel. Deren Archivare, Rolf-Dietrich Müller (2. v. l.) und Eckhard Möller (2. v. r), waren wesentlich an der Umsetzung von "Archivo" beteiligt. Mit im Bild: INFOKOM-Fachbereichsleiter Heiner Jostkleigrewe (l.) und Dr. Peter Worm (r.) vom Archivamt für Westfalen.