Dokumentenmanagement

- Unterstützung der alltäglichen Geschäftsprozesse mit den erforderlichen Dokumenten für die Mitarbeiter schnell und effizient

- Abgeschlossene Vorfälle werden revisionssicher und jederzeit wieder lesbar abgelegt

Die digitalen Informationen werden schneller abgelegt, aufgerufen, verknüpft und genutzt. Neben der optimierten Informationsbereitstellung liegt ein weiterer Vorteil in der deutlichen Reduzierung des Platzbedarfes gegenüber der konventionellen Archivierung von Akten. Langfristig werden die Inhalte der elektronischen Archivierung in den Workflow eines Dokumentenmanagements (DMS) integriert, um die Vorgangsbearbeitung noch intensiver unterstützen zu können.

Kassenbelege und -Journale werden nach konventioneller Bearbeitung im digitalen Archiv revisionssicher abgelegt.

Beim Buchen wird den Belegen eine eindeutige Archivierungsnummer mitgegeben. Diese wird als Barcode-Aufkleber auf den Beleg geklebt und beim Erfassen in das passende Infoma-Datenfeld eingetragen.

Beim Einscannen werden die zu diesem Beleg von INFOMA newsystem kommunal bereitgestellten Buchungsinformationen zur Kennzeichnung(Indexierung) des Beleges übernommen.

Damit können die Belege und Journale dann über den d.3-Explorer direkt aus INFOMA newsystem kommunal angezeigt werden.

In Infoma erzeugte Steuerbescheide werden in das digitale Steuerarchiv importiert und dort in die entsprechenden Adressakte und die jeweilige Steuerakte eingeordnet. Auch hier kann direkt aus Infoma auf die Adressakte und den Steuerbescheid zugegriffen werden.

Zusätzlich wird der gesamte Schriftverkehr zu einer Steuerakte eingescannt und der jeweiligen digitalen Steuerakte zugeordnet. Auf Papierakten kann deshalb verzichtet werden.

Die Übernahme kann je nach den organisatorischen Anforderungen mit den Programmen d.3 import, d.capture dialog und d.capture batch erfolgen.

Altakten können bei Bedarf ebenfalls in das digitale Archiv übernommen werden. Da hier verschiedene organisatorische Lösungen denkbar sind, sollte der passende Weg individuell geklärt werden.

Das Rechnungseingangsbuch wurde zusammen mit der Firma Codia Software GmbH spezielle für die Integration mit Infoma newsystem kommunal entwickelt.

Eingehende kreditorische Rechnungen werden bereits in der Poststelle eingescannt. Die Klassifizierungssoftware d.classify erkennt anhand des per OCR-Erkennung ermittelten Rechnungstextes den Kreditor und ergänzt alle zur Verbuchung erforderlichen Kreditorinformationen aus Infoma. Darüber hinaus werden weitere Informationen wie Rechnungsbetrag und -datum aus der Rechnung übernommen und der Rechnung zugeordnet.

Nach Auswahl des vorab definierten Laufweges (z.B. "Rechnung für FB 2") werden die Rechnungen per Workflow, den man sich als eine Art "E-Mail-Kette" vorstellen kann, bis zur vollständigen Bearbeitung weitergeleitet.

Die erforderlichen Laufwegsschritte und Beteiligten können kundenspezifisch definiert und angeordnet werden. Eine umfassende und sorgfältige Planung ist wesentlich für den erfolgreichen Einsatz des Rechnungseingangsbuches.>/p>

Die zur Verbuchung notwendigen, aber nicht in der Rechnung enthaltenen Informationen (Sachkonto, Kostenstellen und -träger ….) werden durch einen Sachbearbeiter in einer Kontierungsmaske ergänzt und in nachfolgenden Genehmigungsschritten durch Berechtigte bestätigt.

Die "Unterschriftsleistung" kann entweder über die Eingabe eines gesonderten Zeichnungspasswortes oder bei Bedarf auch über eine qualifizierte digitale Signatur mit entsprechender Zusatzhardware- und -Software erfolgen.

Die vollständigen Buchungsinformationen werden per XML-Schnittstelle an INFOMA übergeben und dort verbucht; in Infoma brauchen keine ergänzenden Informationen mehr eingegeben werden.

Infoma liefert eine Buchungsbestätigung mit den tatsächlich beim Buchen verwendeten Buchungsmerkmalen. Sollte eine Abweichung erkannt werden, wird der Genehmigende (oder der sonstige hinterlegte Mitarbeiter) hierüber informiert.

Das Protokoll der einzelnen Workflow-Schritte wird abschließend zusammen mit der Rechnung revisionssicher im Archiv abgelegt und steht für Recherchen zur Verfügung.

Es kann auch zusätzlich die Archivierung von Bestellungen und Bestellunterlagen eingeführt werden: Jeder erteilte Bestellauftrag erhält eine eindeutige Bestellnummer, die auf der Bestellung dem Kreditor mitgeteilt wird und wird unter dieser Bestellnummer bei Auftragserteilung archiviert.

Wenn auf der Rechnung die Bestellnummer angegeben ist, erkennt dies die Klassifizierungssoftware d.classify und sorgt dafür, dass die Bestellunterlagen mit der Rechnung verknüpft werden.

Bei der Rechnungsbearbeitung können dann per Mausklick die zu einem Bestellvorgang gehörenden Dokumente wie Bestellanforderung, Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung angezeigt werden.

Vorteile des Rechnungseingangsbuchs:

• Kürzere Laufzeiten für die Rechnungsbearbeitung

• Festliegende Bearbeitungsregeln für Rechnungen

• Jederzeit aktuelle Übersicht über unbearbeitete Rechnungen abrufbar,

• Jederzeit vollständige Übersicht, bei welchen Rechnungen Skonto- oder Zahlungsfristen in Kürze überschritten werden

• Jederzeit feststellbarer Liquiditätsbedarf für die Stadtkasse (Liquiditätsplanung).

Seit der Einführung der EDV befinden sich die Dokumente zu einem bestimmten Vorgang nicht mehr nur in dem entsprechenden Papierordner. Neben dem Papier finden sich weitere Dokumente an verschiedenen Stellen im IT-Dateisystem:

- gemeinsame Ordner des jeweiligen Fachbereiches auf dem Server

- individueller Home-Bereich des entsprechenden Mitarbeiters

- lokale, zumeist nicht von einer automatischen Datensicherung erfasste Festplatten

- E-Mails in den verschiedenen Postfächern.

Durch die Einführung eines digitalen Aktenplanes wird eine Zusammenführung der verschiedenen Dokumentablagen mit einer einheitlichen Ablagestruktur ermöglicht.

Basis kann beispielsweise ein KGSt-Aktenplan oder auch jede andere gewünschte oder vorhandene Gliederungsstruktur sein.

Die konkrete Ausgestaltung ist stark von den Anforderungen der Verwaltung abhängig und muss individuell festgelegt und eingerichtet werden.

Für ein Informationsgespräch stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.